E-Mail-Archivierung mit Mailspect Archive

E-Mail-Archivierung ist Pflicht!

Aufgrund eindeutiger Regelungen muss jedes Unternehmen E-Mails archivieren. Kommt man den Aufbewahrungspflichten nicht nach, drohen Verzögerungsgelder und Freiheitsstrafen. Doch auch über die gesetzliche Verpflichtung hinaus, hat E-Mail-Archivierung einige Vorteile zu bieten.

Mailspect Archive ist eine flexible E-Mail-Archivierungs- und Compliance-Lösung. Mailspect Archive importiert, optimiert und speichert E-Mails aus verschiedenen Quellen. Die Lösung ist offen, skalierbar und flexibel und lässt sich optimal an die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens anpassen.

Flyer zu Mailspect Archive downloaden

Vorteile

  • Offenes Archiv: Alle Vorteile von Open-Source-Lösungen

Mailspect Archive arbeitet mit Exchange und vielen anderen kommerziellen und Open-Source-Programmen (z. B. CommuniGate Pro, Postfix, Qmail, Zarafa, Axigen).

  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Revisionssicher die Auflagen des Gesetzgebers erfüllen

Mailspect Archive sichert E-Mails manipulationssicher und unterstützt automatisierte regelkonforme Speicherung sowie Content-Tracking-Abfragen für Prüfung von E-Mails und Anhängen. Schnelles Wiederfinden von E-Mails sorgt für fristgerechte Vorlage von steuer-/handelsrechtlich relevanten Dokumenten. So wird zuverlässig die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung, Prüfbarkeit und Einräumung von Zugriffsmöglichkeiten realisiert.

  • Volltextsuche: E-Mails schnell wiederfinden

Import und Speichern von E-Mails aus mehreren Quellen in ein allgemeines Archiv sorgt für die zeitsparende Suche an zentraler Stelle. E-Mails werden nach Begriffen in Kopfzeilen, Inhalten oder Anhängen durchsucht.

  • Speicher-Optimierung: Hardware und Strom sparen

Mailspect Archive dedupliziert E-Mails und bietet Single Instance Storage von Anhängen. Dadurch kann der Speicherplatz um bis zu 90 % reduziert werden, was wiederum Hardware-Kosten einspart.

  • Archivierte E-Mails als Beweis: Streitfälle durch schnelle Beweisvorlage klären

Archivierte E-Mails unterstützen die freie Beweisführung. Schnelle Beweisvorlage im Streitfall kann z. B. ungerechtfertigte Schadensersatzforderungen abwehren.

  • Import: E-Mails aus Postfächern und bestehenden Archiven vereinen

Mailspect Archive erstellt durchsuchbare E-Mail-Archive von E-Mail-Files und IMAP-Servern und optimiert beim Import durch Single-Instance-Storage, Deduplizierung und Indizierung. Viele Formate werden in einem einzigen Archiv vereint. Das bestehende E-Mail-Programm kann weiter genutzt werden, selbst wenn mehrere MTAs verwendet werden.

  • Exchange-Archivierung: Auch mit MS Exchange die Open-Source-Lösungen von Mailspect nutzen

Mailspect Archive bietet E-Mail-Archivierung in Echtzeit für MS Exchange sowie Batch Import vieler Formate und arbeitet mit Active Directory sowie MS Exchange IMAP.

  • Journaling: Interne E-Mails in das E-Mail-Archiv einbinden

Auch interne E-Mails enthalten geschäftsrelevante Informationen. Da sie das Mailgateway nicht passieren, werden sie beim empfohlenen Einsatzszenario von Mailspect Archive am Mailgateway nicht archiviert. Durch die Journalfunktion wird die Speicherung der internen E-Mails ermöglicht.

  • Berichtswesen: Nie den Überblick verlieren

Per SQL-Abfrage lassen sich Übersichten z. B. über den E-Mail-Verkehr, über Konversationen zu bestimmten Begriffen oder über Anhänge erstellen. Je nach Einstellung versendet Mailspect aktualisierte Listen in gewünschten Zeitabständen an den Administrator.

Funktionen

Überblick

  • Sicherer Webaccess mit SSL-Verschlüsselung
  • Per-Domain-Authentifizierung über Active Directory, IMAP, POP oder LDAP
  • Schnelle Volltextsuche in der Kopfzeile, im Inhalt und in Anhängen (pdf, doc, docx, etc.)
  • Gesamt- und Einzeladministration
  • Exportieren, Drucken, Ausliefern, Weiterleiten oder Speichern von Nachrichten

Archivierung

  • Flexible Einstellungen für die standardmäßige Speicherung von E-Mails
  • Speicherung der E-Mails in Dateien, Datenbanken oder nach Hybrid Approach
  • Eigene Archive je nach Policy-Gruppe
  • Einfache Migration der E-Mail-Formate
  • Sehr skalierbar durch hierarchisches Read/Write-Modell
  • Läuft auf Standardhardware


Compliance

  • Archivierung von E-Mails nach Inhalt
  • Markierung von E-Mails nach Inhalt
  • Automatische Blind Copies nach Inhalt
  • Festlegung von erlaubten Absendern und Empfängern für Benutzer oder Benutzergruppen
  • Darstellung des E-Mail-Verkehrs mit individueller SQL-Abfrage mit umfangreichem Macro-Support
  • Regelmäßiger Versand von aktualisierten Listen und Reports per E-Mail an den Administrator
  • Vollständige Überwachung von E-Mail-Konversationen per Abfrage, z. B. von Personen oder zu bestimmten Begriffen oder Anhängen

Batch Import

  • Umfangreiche Nachrichtenverarbeitung während des Imports
  • Erneutes Scannen auf Spam, Virus oder Verletzung der Inhaltsrichtlinien
  • Automatische De-Duplizierung von E-Mails
  • Umfassende Steuerung der Anhangsübergabe inklusive Single Instance Storage, Stripping uvm.
  • Selektive Archivierung während des Imports je nach Einstellung
  • IMAP-Import von jedem E-Mail-Server oder E-Mail-Service wie z. B. GMAIL
  • Import von PST, Apple Mail, Eudora, Outlook Express, Entourage und über 20 anderen Formaten


Journal Support

  • Archivierung interner E-Mails in Echtzeit
  • Kompatibel mit den üblichen SMTP und Envelope Journalformaten
  • Umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten inklusive Attachment Stripping,
    Single Instance Storage von Anhängen, Scannen auf Inhalt, Viren, Spam uvm.
  • Arbeitet mit MS Exchange 03 und 07
  • Unterstützt Postfix always_bcc (Zimbra, Zarafa, etc.), Scalix und CommuniGate Pro