MailSpect erfüllt die „Zehn goldenen Regeln der Archivierung“

Unsere Pressemitteilung

Das c't Magazin für Computer und Technik veröffentlichte in seiner Ausgabe 13 vom 08.06.2009 die „Zehn goldenen Regeln der Archivierung“, die der Verband Organisations- und Informationssysteme als Richtschnur für eine rechtssichere Archivierung definiert hat. Die Regeln orientieren sich an einschlägigen Gesetzen und Verordnungen. Diese besagen unter anderem, dass Dokumente wie zum Beispiel Angebote oder Rechnungen, die per E-Mail empfangen und versendet werden, als Handelsbriefe zu qualifizieren und mit den bekannten Fristen aufzubewahren sind. Die eher ungenau gehaltenen Formulierungen der Vorschriften verdeutlicht der Verband laut c't mit den folgenden zehn

Regeln:

1. „Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organistionsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.“
2. „Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.“
3. „Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.“
4. „Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.“
5. „Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.“
6. „Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.“
7. „Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, also aus dem Archiv gelöscht werden.“
8. „Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.“
9. „Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.“
10. „Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.“
    

Das Archivierungsmodul MPP Archive des amerikanischen Herstellers MailSpect Inc. erfüllt alle diese Richtlinien und gewährleistet so eine rechtssichere Archivierung des Geschäftsverkehrs. Bereits seit Oktober 2007 ist die 8Soft GmbH Distributor für MPP in Deutschland.

Nähere Informationen zu MPP sind unter www.8soft.de/produkte/mpp oder www.mailspect.com erhältlich.